Zgłoszenie naruszeń

FORMULARZ SŁUŻĄCY DO ANONIMOWEGO ZGŁASZANIA NARUSZEŃ

Formularz ten służy do anonimowego zgłaszania naruszeń przez pracowników, byłych pracowników klientów, kontrahentów lub innych interesariuszy, o naruszeniu przepisów, procedur i standardów etycznych.

Podstawa prawna:

Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 8 czerwca 2021 r. w sprawie systemu zarządzania ryzykiem i systemu kontroli wewnętrznej oraz polityki wynagrodzeń w bankach.

Podstawowe informacje:

  1. Członek Zarządu jest odpowiedzialny za odbieranie zgłoszeń naruszeń.
     
  2. W przypadku, gdy zgłoszenie naruszenia dotyczy Członka Zarządu, Rada Nadzorcza jest odpowiedzialna za przyjęcie zgłoszenia.
     
  3. Zgłoszenie naruszenia jest anonimowe, jednak w przypadku gdy Informujący ujawni swoją tożsamość to dane osobowe podane w formularzu będą przetwarzane w celu realizacji wniosku, zgodnie z jego zakresem, według zasad zawartych w Procedurze: Zgłaszanie Naruszeń (Whistleblowing) oraz zgodnie z Procedurą: Ochrona danych osobowych.
  4. W przypadku zgłoszenia naruszenia zaleca się przedstawienie:
    1. tła i historii naruszenia,
    2. nazwisk / roli zaangażowanych osób,
    3. miejsca i czasu zdarzeń,
    4. uzasadnienia wątpliwości,
    5. szczegółowych dowodów, jeżeli istnieją,
    6. danych kontaktowych jeżeli zgłaszający chce je ujawnić.
       
  5. W przypadku gdy Informujący dobrowolnie pozostawi swój adres e-mail lub numer telefonu, otrzyma potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia oraz o ile to możliwe, informacje zwrotne na temat działań następczych w związku ze zgłoszeniem.
     
  6. Mając na uwadze dobro postępowania, Informujący, o ile to możliwe, może zostać poproszony przez osobę uprawnioną o dobrowolne przekazanie dodatkowych informacji dotyczących zgłoszenia, poprzez anonimowy dialog lub dialog z zachowaniem poufności w przypadku gdy Informujący ujawnił swoją tożsamość.
  7. W przypadku gdy zgłoszenie jest adresowane do Członka Zarządu istnieją także inne formy zgłoszenia naruszenia:
    1. skrzynka mailowa naruszenia-tlp@toyota-fs.com, do której dostęp posiada jedynie Członek Zarządu;
    2. droga pocztowa na adres Członka Zarządu: Dominika Cepek Członek Zarządu Toyota Leasing Polska Sp. z o.o., ul. Postępu 18B, 02-676 Warszawa.
       
  8. W przypadku gdy zgłoszenie jest adresowane do Rady Nadzorczej istnieje możliwość zgłoszenia naruszenia drogą pocztową na adres Rady Nadzorczej: Supervisory Board Toyota Kreditbank GmbH, Toyota-Allee 5, D-50858 Cologne