Formularz służący do anonimowego zgłaszania naruszeń

Formularz służący do anonimowego zgłaszania naruszeń

    Formularz ten służy do anonimowego zgłaszania naruszeń przez pracowników, byłych pracowników klientów, kontrahentów lub innych interesariuszy, o naruszeniu przepisów, procedur i standardów etycznych.

    Podstawa prawna

    Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 6 marca 2017 r. w sprawie systemu zarządzania ryzykiem i systemu kontroli wewnętrznej, polityki wynagrodzeń oraz szczegółowego sposobu szacowania kapitału wewnętrznego w bankach.

    *

    Podstawowe informacje:

       

    1. Prezes Zarządu jest odpowiedzialny za odbieranie zgłoszeń naruszeń.
    2. W przypadku, gdy zgłoszenie naruszenia dotyczy któregoś z Członków Zarządu, Rada Nadzorcza jest odpowiedzialna za przyjęcie zgłoszenia.
    3. Zgłoszenie naruszenia jest anonimowe, jednak w przypadku gdy Informujący ujawni swoją tożsamość to dane osobowe podane w formularzu będą przetwarzane w celu realizacji wniosku, zgodnie z jego zakresem, według zasad zawartych w Procedurze: Zgłaszanie Naruszeń (Whistleblowing) oraz zgodnie z Procedurą: Ochrona danych osobowych.
    4. W przypadku zgłoszenia naruszenia zaleca się przedstawienie:

      1. tła i historii naruszenia,
      2. nazwisk / roli zaangażowanych osób,
      3. miejsca i czasu zdarzeń,
      4. uzasadnienia wątpliwości,
      5. szczegółowych dowodów, jeżeli istnieją,
      6. danych kontaktowych jeżeli zgłaszający chce je ujawnić.

    5. W przypadku gdy Informujący dobrowolnie pozostawi swój adres e-mail lub numer telefonu, otrzyma potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia oraz o ile to możliwe, informacje zwrotne na temat działań następczych w związku ze zgłoszeniem.
    6. Mając na uwadze dobro postępowania, Informujący, o ile to możliwe, może zostać poproszony przez osobę uprawnioną o dobrowolne przekazanie dodatkowych informacji dotyczących zgłoszenia, poprzez anonimowy dialog lub dialog z zachowaniem poufności w przypadku gdy Informujący ujawnił swoją tożsamość.
    7. W przypadku gdy zgłoszenie jest adresowane do Prezesa Zarządu istnieją także inne formy zgłoszenia naruszenia:

      1. skrzynka mailowa naruszenia@toyota-fs.com, do której dostęp posiada jedynie Prezes Zarządu;
      2. droga pocztowa na adres Prezesa Zarządu Banku: Bogdan Grzybowski, Prezes Zarządu, Toyota Bank Polska S.A., ul. Postępu 18B, 02-676 Warszawa.

    8. W przypadku gdy zgłoszenie jest adresowane do Rady Nadzorczej istnieje możliwość zgłoszenia naruszenia drogą pocztową na adres Rady Nadzorczej Banku: Toyota Kreditbank GmbH, Toyota-Allee 5, D-50858 Cologne.